Henkilötietojen käsittely

Kuka on rekisterinpitäjä?

Clas Ohlson Oy, y-tunnus 1765891-7 ja sen emoyhtiö Clas Ohlson AB, organisaationumero 556035-8672, ovat yhdessä henkilötietojesi rekisterinpitäjiä. Näiden ehtojen lopussa on Clas Ohlsonin yhteystiedot.

Mitä tietoja keräämme ja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka sinun tulee jättää meille yrityksen edustajana, jotta yritys voitaisiin rekisteröidä yritysasiakkaaksi. Tällaisia ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, matkapuhelinnumerosi sekä se, miten haluat sinuun otettavan yhteyttä. Jos ilmoitat jonkun muun henkilön henkilötiedot kuin omasi avatessasi yritystilin, vastaat siitä, että yrityksen edustaja on tutustunut näihin ehtoihin ja henkilötietojen käsittelyä koskeviin tietoihin.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus?

Käsittelemme henkilötietojasi yrityksen edustajana seuraaviin tarkoituksiin:

1. 1. Yritystilin luomiseksi.
2. 2. Laskujen lähettämiseksi.
3. 3. Mahdollisten reklamaatioiden helpottamiseksi.
4. 4. Voidaksemme vastata kysymyksiin ja suorittaa seurantaa asiakkaan oltua yhteydessä asiakaspalveluun.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen perusta?

Yrityksen edustajan henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen perusta on se, että käsittely on välttämätöntä oikeutettuja etujamme koskeviin tarkoituksiin. Tämä merkitsee sitä, että etumme käsitellä yritysasiakkaan edustajan yhteystietoja yllä lueteltuihin tarkoituksiin on merkittävämpi kuin se yksityisyyden loukkaus, joka käsittelystä sinulle yrityksen edustajana aiheutuu. Tämä arvio tehdään erityisesti sen vuoksi, (i) että emme voi täyttää näiden ehtojen mukaisia velvoitteitamme, mikäli emme saa edustajan yhteystietoja ja (ii) että yhteyshenkilön henkilötietoja käsitellään mahdollisimman vähän ja ainoastaan Clas Ohlsonin ja yritysasiakkaan välisen sopimuksen täyttämiseksi.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Poistamme henkilötietosi, kun ne eivät ole enää ajankohtaisia tai tarpeellisia (mikäli yritys on esimerkiksi ollut passiivinen yritysasiakas jäljempänä kohdassa ”Yritystilin irtisanominen” määritettynä aikana), kun olet pyytänyt tietojen oikaisemista tai poistamista tai kun yritys ei enää ole Clas Ohlsonin rekisteröity yritysasiakas. Jos saamme sinulta tai muulla tavoin tiedon siitä, ettet enää työskentele yrityksessä tai et jostakin muusta syystä enää edusta yritystä, kaikki henkilötietosi poistetaan.

Jaammeko henkilötietojasi muiden osapuolten kanssa?

Jaamme henkilötietojasi seuraavien osapuolten kanssa:

• - Poliisin kanssa rikosten tutkinnassa (mikäli tämä on lakisääteinen vaatimus).
• - Niiden yritysten kanssa, jotka käsittelevät Clas Ohlsonin markkinointimateriaalin analysointia, painamista ja jakamista. Nämä saattavat vaihdella maantieteellisestä sijainnista riippuen.
• - Ulkoisen korjaamon kanssa, mikäli reklamoitu tuote korjataan tai siihen suoritetaan muita toimenpiteitä. Se, mikä ulkoinen huoltokorjaamo korjauksen tai toimenpiteet suorittaa, riippuu maantieteellisestä sijainnista ja toimenpiteen luonteesta.
• - Niiden IT-konsulttien kanssa, jotka palkkaamme ajoittain suorittamaan järjestelmiemme huoltoa ja kehittämistä. Jotkut näistä IT-konsulteista toimivat EU:n ulkopuolella (esimerkiksi Intiassa) maissa, joissa henkilötietojen suojaus ei Euroopan komission mukaan ole riittävällä tasolla. Teemme tämän kaltaisissa tapauksissa aina erillisen selvityksen varmistaaksemme, että oikeudelliset edellytykset täyttyvät ja että teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin on ryhdytty, jotta varmistetaan henkilötietojen turvallinen käsittely ja vastaava suojaustaso, joka tarjotaan EU:ssa/EES:ssä, esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tämän kaltaisissa tapauksissa. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavilla seuraavasta linkistä:

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Mikäli luovutamme tietosi toiselle yritykselle, joka käsittelee henkilötietojasi meidän toimeksiannostamme henkilötietojen käsittelijän ominaisuudessa, sovellamme tietosuojaa koskevaa sopimusta, joka sisältää tarkat ohjeet koskien henkilötietojen käsittelyä, luottamuksellisuutta ja turvallisuutta.

Yhteisinä rekisterinpitäjinä Clas Ohlson Oy ja Clas Ohlson AB jakavat myös henkilötietoja keskenään. Tähän tarkoitukseen olemme tehneet sopimuksen, joka säätelee kunkin rekisterinpitäjän vastuualueita henkilötietojen käsittelyssä.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus vaatia kopiota kaikista käsittelemistämme sinua koskevista henkilötiedoista.

Sinulla on myös oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista tai poistamista sekä vaatia sinua koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Mikäli näiden ehtojen täyttämiseksi on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja, joita haluat rajoittaa tai jotka haluat poistaa, yritystili voidaan irtisanoa rajoituksen tai poiston seurauksena, mikäli yritys ei ilmoita yrityksen toisen edustajan henkilötietoja.

Jos haluat saada tietoosi käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot, oikaista niitä tai käyttää jotakin muuta oikeuttasi, voit ottaa yhteyttä Clas Ohlsonin asiakaspalveluun (ks. yhteystiedot näiden ehtojen lopusta).

Jos olet sitä mieltä, että olemme käsitelleet henkilötietojasi väärin, sinulla on oikeus jättää valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Yritystilin irtisanominen

Clas Ohlsonin yritystili on voimassa toistaiseksi, ja kumpi tahansa osapuoli voi irtisanoa sen koska tahansa. Jos haluat irtisanoa yritystilin, pyydämme ystävällisesti ottamaan yhteyttä Clas Ohlsonin asiakaspalveluun (ks. yhteystiedot näiden ehtojen lopusta). Yritystili suljetaan viimeistään 30 päivää sen jälkeen, kun olemme vastaanottaneet irtisanomisilmoituksesi. Meillä on oikeus irtisanoa yritystili koska tahansa välittömästi.

Mikäli yritys ei ole rekisteröinyt ostoa 24 kuukauteen, yritystili suljetaan automaattisesti ja yrityksen tiedot poistetaan, laskumahdollisuus peruuntuu ja tiedot aikaisemmista kuiteista katoavat. Tämä pätee myös, jos yritys irtisanoo yritystilin.

Ehtojen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa näitä ehtoja ajoittain. Ehtojen muutoksista ilmoitetaan sähköpostilla viimeistään kuukautta ennen muutosten voimaanastumista. Viimeisin versio ehdoista on aina saatavilla osoitteessa www.clasohlson.fi.

Yhteydenotto

Rekisteröityä yritystiliä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä omaan myymälääsi tai Clas Ohlsonin asiakaspalveluun:

Clas Ohlson Oy
Osoite: Kaivokatu 10 B, 00100 Helsinki
Puhelin: +358 800 411171
Sähköposti: yritysmyynti@clasohlson.fi

Clas Ohlson AB
Osoite: 793 85, Insjön, Sverige
Puhelin: +46 247 445 00
Sähköposti: clasoffice@clasohlson.se

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai vastalauseita koskien henkilötietojen käsittelyämme, voit ottaa yhteyttä konsernin tietosuojavastaavaan: privacy@clasohlson.se.